Secrétaire (office-manager)

Synonymes : Synonyme : assistant/e de direction secrétaire de direction

Métiers associés : Secrétaire administratif/ve, Secrétaire de mairie, Secrétaire juridique, Secrétaire médical/e

Niveau d'étude
- Niveau BAC, BAC Pro, BP
Statut
- salarié
Secteur d'activité

Le métier en détail

Toujours sur la brèche

Le ou la secrétaire est incontournable dans un service ou une entreprise. Tout transite par son bureau : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier etc. Sans répit, il ou elle passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.

La plaque tournante du service

L'informatisation des services a déchargé le ou la secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Cela lui permet de consacrer plus de temps à l'organisation, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

Un métier aux 1000 postes

Son quotidien varie considérablement selon le lieu d'exercice : chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou encore une PME du bâtiment. Les postes de secrétaire (ou assistant et assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou une dirigeante d'entreprise ou bien un chef ou une cheffe de service, en les déchargeant de tous les aspects administratifs.

Quelles compétences ?

Efficace et fiable

Organisation, méthode, discrétion, courtoisie, autonomie sont autant de qualités pour le ou la secrétaire. Il ou elle est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil assuré contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.

Polyglotte

À l'écrit comme à l'oral, le ou la secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.

Disponible et adaptable

Malgré ses multiples occupations, le ou la secrétaire sait toujours se rendre disponible. C'est encore plus important pour l'assistant ou l'assistante de direction. Il faut savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.

Quelles formations ?

Le bac techno STMG ou le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS), bac + 3 (BUT, licence professionnelle, année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.

Niveau bac + 2

BTS support à l'action managériale ; gestion de la PME ; communication ; collaborateur juriste notarial

Niveau bac + 3

BUT gestion des entreprises et des administrations ; gestion administrative et commerciale des organisations ; carrières juridiques

Licence pro en marketing, communication, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises...

BTS gestion de la PME

BTS support à l'action managériale

Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

BTS collaborateur juriste notarial

BUT spécialité gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal

BTS communication

Licence pro mention métiers des administrations et collectivités territoriales

Licence pro mention management des activités commerciales

Les évolutions possibles

Salaire

Salaire du débutant

A partir de 2000 euros brut par mois

Intégrer le marché du travail

Effectifs en baisse

Les secrétaires sont répartis dans tous les secteurs d'activité, principalement en Ile-de-France, dans le sud de la France et en Alsace. Par ailleurs, les postes de secrétaires de direction se concentrent dans les sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Les effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels et professionnelles en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.

Qualification en hausse

Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent d'assister au moins deux directeurs ou directrices, voire plus. Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim.